親が介護施設に入所すると、ホッとする気持ちがある一方で、**想像以上の“書類の多さ”**に驚いたことはありませんか？
- 契約書
- 振込依頼書
- 請求書
- 領収書
- お知らせ文
- 事業所変更通知
など、次々と書類が届き、気づけば封筒の山…。
しかも「役所や施設は間違えないだろう」と思いがちですが、実はそうでもありません。
実際にあった！金額誤りのトラブル
昨年、父が住宅型介護施設に入所した際、日用品の一括レンタルサービスの金額が契約内容と違うということがありました。
書類を整理していたからこそ気付けたのですが、もし整理していなかったら、そのまま過払いしていたかもしれません。
介護は現場の人も事務の人もとても忙しく、書類のミスがゼロとは言えません。
だからこそ、家族が“確認できる仕組み”をつくっておくことは、とても大切なことなのです。
書類管理が必要な理由
介護施設に入所したあとは、在宅介護より負担が軽くなる部分もあります。
しかし、以下のような細々とした確認作業は増えることがあります。
- 事業所や担当者が変更になる
- 月ごとの請求額に差異が出る
- 契約内容の見直しが必要
- ケアマネとの連携、施設とのやり取り
- 医療費・介護保険・福祉用具の確認
これらが混乱しないためには、“書類管理ファイル”があるだけで圧倒的にラクになります。
書類管理ファイルの作り方【とても簡単です】
◎ 用意するもの
- A4バインダー（30穴がおすすめ）
- 透明のポケットファイル（クリアポケット）
- インデックス（仕切り）
書類の分類（私が使っている分類）
- 介護保険関係
- 後期高齢者医療費関係
- 介護施設（契約・お知らせ）
- ケアマネ関係書類
- 訪問看護
- 訪問介護
- 訪問医療（内科・眼科）
- 薬局（お薬情報・明細）
- 福祉用具（杖・ベッド等）
- 日用品レンタルサービス（おむつ・シャンプーなど）
介護は複数の事業所が関わるため、こうしておくと全体像がひと目で分かります。
介護施設用のバインダー1冊で、全部の書類が収まるくらいの量になると思いますが、多い場合は2冊に分けても良いと思います。
ポケットファイルへの入れ方
透明のクリアポケットの表面：契約書・お知らせ
透明のクリアポケットの裏面：最新の請求書・領収書
こうしておくと、直前の支払い状況と契約内容を見比べやすく、
「金額が違う？」などのチェックがすぐできます。
翌月の請求書と領収書が届けば金額を確認して、古い分は処分します。
支払い管理はExcelでひとまとめに
私は毎月の支払いをExcelで一覧表にして1年分を1枚にまとめています。
項目だけ作成して、印刷し、金額は手書きにしていますが、手書きノートでも十分です。
入所後3ヶ月くらいすると、
毎月の引き落とし金額が固定されてくるので、
そのタイミングでまとめて書類管理をするのがおすすめです。
書類管理ファイルがあるだけで心が軽くなる
介護施設に入所しても、
- 親の気持ちを施設に伝える
- 施設側のできること・できないことを把握する
- 不明点があれば契約書を確認する
など、家族の役割は残っています。
そんなときに書類が整理されていれば、
探す手間もストレスも一気に軽減されます。
「あの書類どこ？」がゼロになるだけで本当にラクですよ。
まとめ：書類管理は“未来の自分を助ける準備”
実際に書類管理を始めてから、
私は介護に関する不安や面倒がかなり減りました。
- トラブルに気付きやすい
- お金の流れが分かりやすい
- 家族間で情報共有しやすい
- 後から見直しが簡単
- 精神的な余裕が生まれる
良いことばかりです。
私が使っているバインダーは楽天市場から購入出来ますが、A4サイズで30穴、表紙がしっかりしていれば何でも良いと思います。
まだ作っていない方は、ぜひこの機会にファイル作りを始めてみてくださいね。
最後までお読み頂き、ありがとうございます。
